Materiały promocyjne mają dotrzeć w piątek, a kampania startuje w poniedziałek. Do przygotowania czekają setki albo tysiące paczek z katalogami, próbkami, ulotkami, produktami lub gratisami. Przy takim harmonogramie nie ma czasu na odkładanie decyzji do chwili przyjazdu dostawy. Im krótszy termin, tym więcej pracy trzeba wykonać wcześniej – jeszcze zanim pierwszy karton pojawi się w magazynie.
Przygotowania zaczynają się przed dostawą
Krótki termin nie musi oznaczać chaosu. Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy dopiero po odbiorze materiałów zespół ustala liczbę wariantów paczek, sposób pakowania, kolejność prac i listę odbiorców.
Jeszcze przed piątkiem powinna więc powstać dokładna specyfikacja kampanii. Trzeba określić liczbę materiałów, liczbę przesyłek, warianty zestawów, sposób ich oznaczenia oraz planowany termin przekazania paczek do wysyłki. Jeżeli mailing obejmuje kilka grup odbiorców, każda z nich powinna mieć jasno określoną zawartość.
Wcześniej można też przygotować kartony, koperty, etykiety, wypełnienia, taśmy oraz stanowiska do pakowania. Dzięki temu po przyjęciu dostawy praca zaczyna się od razu.
Dostawa w piątek wymaga dokładnej awizacji
Informacja, że materiały „będą w piątek”, nie wystarcza. Przy napiętym harmonogramie liczy się godzina przyjazdu, liczba palet lub kartonów, sposób oznaczenia dostawy oraz kolejność rozładunku.
Inaczej wygląda plan, gdy samochód podjeżdża rano, a inaczej, gdy dostawa dociera pod koniec dnia. Kilka godzin różnicy może zdecydować o tym, czy zespół rozpocznie kompletację jeszcze w piątek, czy dopiero w kolejnym oknie roboczym.
Dobrze zaplanowana obsługa przesyłek reklamowych zaczyna się więc od informacji o tym, co dokładnie przyjedzie, kiedy i w jakiej formie. Im mniej niewiadomych na etapie przyjęcia, tym szybciej można przejść do kolejnych prac.
Materiały trzeba sprawdzić od razu po przyjęciu
Przyjęcie dostawy nie powinno kończyć się na policzeniu kartonów. Trzeba sprawdzić, czy rzeczywista liczba materiałów zgadza się z zamówieniem oraz czy poszczególne wersje zostały prawidłowo oznaczone.
Jeżeli kampania obejmuje 5000 przesyłek, a przyjechało 4700 próbek, brak trzeba wykryć przed rozpoczęciem masowego pakowania. To samo dotyczy ulotek, katalogów, kuponów, wkładek i materiałów drukowanych. Pomieszane wersje językowe, błędny nakład albo brak jednego składnika mogą zatrzymać później całą serię.
Przy krótkim terminie najlepiej kontrolować dostawę partiami i od razu kierować poprawnie przyjęte materiały do dalszej pracy.
Konfekcjonowanie warto rozpisać krok po kroku
Jeżeli jedna paczka zawiera produkt, próbkę, katalog i spersonalizowany list, kolejność kompletacji powinna być ustalona wcześniej. Przy kilku wariantach zestawów potrzebne są osobne instrukcje.
Pracownik nie powinien za każdym razem zastanawiać się, który gratis należy do danej wersji ani która ulotka trafia do określonej grupy odbiorców. Lista zawartości musi być jednoznaczna i łatwa do sprawdzenia.
W TOPLOGISTIC możemy połączyć magazynowanie, konfekcjonowanie, tworzenie zestawów, pakowanie, etykietowanie i przygotowanie przesyłek do dalszej dystrybucji. Gdy kolejne etapy odbywają się w jednym miejscu, odpada czas potrzebny na przewożenie częściowo przygotowanych materiałów pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Personalizacja nie może blokować całej kampanii
Nie każda akcja marketingowa składa się z identycznych paczek. Część materiałów może trafiać do klientów, inne do partnerów handlowych, przedstawicieli, uczestników wydarzenia albo mediów.
Jeżeli przesyłki wymagają personalizacji, dane odbiorców powinny być gotowe przed przyjazdem materiałów. Lista musi być uporządkowana i przypisana do właściwych wariantów zestawów.
Dobrze sprawdza się też podział kampanii na partie. Zamiast traktować kilka tysięcy paczek jako jedno zadanie, można rozdzielić je według rodzaju zestawu, grupy odbiorców albo sposobu wysyłki. Taki podział ułatwia kontrolę i pozwala szybciej przekazywać gotowe serie do dalszej dystrybucji.
Harmonogram trzeba liczyć od momentu nadania
Data rozpoczęcia kampanii nie mówi jeszcze, kiedy paczki muszą opuścić magazyn. Jeśli materiały mają dotrzeć do odbiorców w konkretnym terminie, harmonogram trzeba planować od planowanej daty doręczenia wstecz.
Należy ustalić sposób wysyłki, termin odbioru paczek przez przewoźnika oraz godziny graniczne przyjęcia przesyłek. Dopiero wtedy wiadomo, ile czasu pozostaje na kompletację, pakowanie, etykietowanie i kontrolę.
Przy większej liczbie zestawów dobrze przekazywać gotowe partie do strefy wysyłkowej na bieżąco. Dzięki temu na koniec pracy nie powstaje zator złożony z kilku tysięcy paczek czekających jednocześnie na nadanie.
Brak bufora wymaga wcześniejszego przygotowania
Jeżeli między dostawą materiałów a startem kampanii nie ma zapasu czasu, nie da się przesunąć wszystkich prac na ostatni moment. Można natomiast wcześniej przygotować bazę adresową, warianty zestawów, opakowania, etykiety, instrukcje, stanowiska robocze oraz sposób kontroli każdej partii.
W TOPLOGISTIC możemy przejąć magazynowanie materiałów, konfekcjonowanie, kompletację, pakowanie i przygotowanie wysyłek. Jeśli planujesz akcję marketingową z krótkim terminem realizacji, zapoznaj się z naszą ofertą i sprawdź, które prace możemy przejąć przed startem kampanii.