TOPLOGISTIC – Korespondencja Masowa, Przesyłki Mailingowe i Reklamowe

Obsługa korespondencji masowej to żmudny i czasochłonny proces, który obciąża zasoby firmowe i niejednokrotnie utrudnia właściwą organizację pracy. Na szczęście, przedsiębiorstwa nie muszą zajmować się tym w pojedynkę. Mogą zlecić obsługę korespondencji masowej firmie zewnętrznej. Jak proces ten wygląda w praktyce? Czy outsourcing korespondencji masowej to dobry pomysł?

Obsługa korespondencji masowej – czym jest? Co obejmuje?

Korespondencja masowa, za pomocą której dystrybuowane są dokumenty finansowe czy też materiały marketingowe, jest dla wielu przedsiębiorstw istotnym kanałem komunikacji z klientami. Na czym polega jej obsługa?

Obsługa korespondencji masowej to proces obejmujący m.in. przygotowywanie, kopertowanie i nadawanie firmowych przesyłek. Zajmować mogą się nią pracownicy przedsiębiorstwa, jak i zewnętrzna firma. Wysyłane do klientów listy nie tylko zawierają dane transakcyjne, ale również przypominają o zobowiązaniach, zachęcają do zakupów czy też informują o promocjach. Muszą więc być dostarczane na czas.

Z uwagi na fakt, że obsługa korespondencji masowej wymaga dużego zaangażowania zasobów firmy, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na jej outsourcing. Czy to dobry pomysł?

Outsourcing korespondencji masowej – co to? Co obejmuje?

Outsourcing korespondencji masowej to nic innego jak powierzenie jej obsługi wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. W ramach procesu firma najczęściej zajmuje się:

• personalizacją dokumentów – może się ona odbywać zarówno na etapie wydruku dokumentów, jak i na późniejszych etapach. Wśród dostępnych opcji jest m.in. nadruk adresu na wysyłanym dokumencie z możliwością pozycjonowania, dzięki czemu jest on widoczny w okienku koperty, czy też nadruk adresu na kopercie,
• drukiem i falcowaniem dokumentów – firmy zewnętrzne oferują wiele możliwości wydruku dokumentacji (np. druk cyfrowy, druk offsetowy). Następnie dokumenty są falcowane, czyli składane do odpowiedniego formatu, który najczęściej odpowiada rozmiarowi koperty,
• kopertowaniem listów – czyli po prostu ich pakowaniem do kopert. Proces ten może odbywać się ręcznie lub maszynowo. Zwłaszcza ta druga opcja jest szczególnie polecana. Pozwala bowiem znacząco skrócić czas przygotowania korespondencji do wysyłki,
• logistyką i konfekcjonowaniem – w ramach tych procesów firma zewnętrzna zajmuje się odbiorem i dostarczeniem korespondencji do klienta, kompletowaniem listów i przechowywaniem ich,
• ekspedycją przesyłek – czyli ich dostarczeniem firmie kurierskiej lub na pocztę. Bywa, że na tym etapie firma zewnętrzna zajmuje się również nadrukowywaniem na koperty kodów kreskowych i informacji o opłatach pocztowych,
• obsługą zwrotów – czyli przyjmowaniem korespondencji z powrotem, np. jeśli klient odmówił jej przyjęcia lub gdy trafiła ona do niewłaściwego adresata.

Co ważne, outsourcing korespondencji masowej może obejmować zarówno zlecenia cykliczne, jak i jednorazowe akcje wysyłkowe. Część podmiotów funkcjonujących na rynku oferuje również wysyłkę korespondencji w formie elektronicznej, jeśli adresaci wyrazili chęć otrzymywania dokumentów na adres e-mail.

Obsługa korespondencji masowej – czy warto ją zlecić firmie zewnętrznej?

Obsługa korespondencji masowej to proces obejmujący szereg czynności. Wymaga on staranności i zaangażowania, przez co znacząco obciąża zasoby firmy. Decydując się na jego outsourcing, możesz zyskać wiele wymiernych korzyści. Jedną z nich jest obniżka kosztów nawet do 60 proc.

Outsourcing korespondencji masowej to doskonały sposób na odciążenie pracowników, zwłaszcza jeśli do tej pory obsługa przesyłek była dla nich zajęciem dodatkowym. Dzięki niemu zyskują oni więcej czasu i mogą się w pełni skupić na głównych obowiązkach, co pozytywnie przełoży się na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Zlecając obsługę korespondencji masowej firmie zewnętrznej, zyskujesz również pewność, że przesyłki zostaną dostarczone na czas.