Aktualności Aktualności
Na czym polega szybkie i sprawne zarządzanie korespondencją masową?
Szybkie i sprawne zarządzanie korespondencją – czy jest możliwe?
Jak nietrudno sobie wyobrazić, zarządzanie korespondencją masową to żmudne i czasochłonne zadanie. Najnowsze zdobycze techniki udowadniają jednak, że proces ten da się przyspieszyć i usprawnić. Konieczne jest jednak zastosowanie specjalistycznych narzędzi, takich jak:
- adresarki,
- kopertownice,
- otwieraczki,
- terminale pocztowe.
Sprzęty te przeznaczone są do różnych czynności. Łączy je jednak wspólna cecha – wysoka efektywność działania. Nawet najbardziej wydajny pracownik w porównaniu z tymi narzędziami wypada blado. Dzięki nim nadawanie i odbierania listów oraz przesyłek nie będzie przeciągać się w nieskończoność. Są to bowiem urządzenia, które działają w sposób automatyczny, wyręczając pracowników w najbardziej czasochłonnych czynnościach.
Co ważne, aby wyposażyć firmę w innowacyjny sprzęt, wcale nie trzeba go kupować. Na rynku funkcjonują bowiem podmioty, które wynajmują narzędzia usprawniające i przyspieszające zarządzanie korespondencją masową.
Szybkie i sprawne zarządzanie korespondencją nie będzie możliwe bez specjalistycznego oprogramowania, które pozwala m.in. na ewidencję wychodzących i przychodzących dokumentów. Ułatwia to ich łatwe odszukanie, gdy zajdzie taka potrzeba. Oprogramowanie może służyć także do porządkowania dokumentów do wydruku czy też nanoszenia kodów sterujących (do adresarek, kopertownic).
Wyręcza ono pracowników w żmudnych czynnościach, takich jak kompletowanie dokumentów (po podaniu przez operatora odpowiednich kryteriów), i pozwala wyeliminować ewentualne błędy.
Outsourcing sposobem na zarządzanie korespondencją masową?
Zarządzanie korespondencją masową to wyzwanie, na którym poledz mogą nawet najwięksi. Nic więc dziwnego, że wiele firm decyduje się powierzyć tę część swojej działalności zewnętrznym podmiotom. Outsourcing przyspiesza bowiem i usprawnia proces wysyłania i odbierania listów. W jaki sposób?
Po pierwsze, profesjonalne firmy świadczące usługi zarządzania korespondencją dysponują bogatym know-how. Pozwala im ono optymalnie dopasować oferowane rozwiązania do potrzeb klienta, dzięki czemu podejmowane w ich ramach działania cechuje wysoka efektywność.
Po drugie, podmioty zewnętrzne zatrudniają doświadczony personel, który w swojej pracy wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie i narzędzia. Zastosowanie innowacyjnych technologii sprawia, że monitorowanie i zarządzanie dokumentami nie nastręcza większych problemów. Zajmuje również mniej czasu. Co ważne, profesjonalne oprogramowanie będzie także zapewniać bezpieczeństwo danych.
W ramach outsourcingu korespondencji masowej przedsiębiorca może liczyć na wsparcie w zakresie:
- personalizację dokumentów,
- druk,
- kopertowanie,
- falcowanie,
- konfekcjonowanie i ekspedycję przesyłek,
- obsługę zwrotów.
W zależności od podmiotu katalog usług może być różny. Na rynku funkcjonuje wiele firm, które zajmują się organizacją korespondencji masowej. Z pewnością więc uda Ci się znaleźć rzetelnego partnera, który sprosta Twoim wymaganiom.
Zarządzanie korespondencją masową bywa czasochłonne. Proces można jednak usprawnić, wykorzystując nowoczesne maszyny i oprogramowanie. Nie zawsze jednak inwestycje w technologie są opłacalne. Warto więc dobrze przeanalizować potrzeby firmy. Może się bowiem okazać, że lepszym rozwiązaniem będzie zlecenie zarządzania korespondencją masową zewnętrznemu podmiotowi. Odpowiednio dobrany partner zajmie się wszelkimi szczegółami, co usprawni funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
