Aktualności Aktualności
Obsługa korespondencji codziennej w Twojej firmie
Codzienna korespondencja firmowa – klasyfikacja
Codzienną korespondencję firmową można podzielić ze względu na zakres obiegu. Wówczas wyróżnia się korespondencję zewnętrzną i wewnętrzną. Ta pierwsza to korespondencja wymieniana między firmą a innymi przedsiębiorcami, klientami i instytucjami. Ta druga to korespondencja wymieniana między poszczególnymi działami firmy. Krąży ona po przedsiębiorstwie i najczęściej funkcjonuje w dużych instytucjach i korporacjach.
Korespondencję firmową można podzielić także ze względu, czy przychodzi ona do firmy, czy wychodzi. Wówczas wyróżnić można korespondencję przychodzącą i wychodzącą. Ta pierwsza obejmuje wszystkie dokumenty, które zostają dostarczone do firmy, w tym pisma od klientów i pisma urzędowe. Korespondencja wychodząca obejmuje natomiast dokumenty, które wysyła przedsiębiorstwo do innych podmiotów. Do tej grupy zalicza się nie tylko odpowiedzi na pisma urzędowe i od klientów, ale również podziękowania dla kontrahentów, ulotki, broszury czy też zaproszenia na wydarzenia firmowe.
Opanowanie korespondencji wewnętrznej zazwyczaj nie jest dla firmy problemem. Najczęściej podmiot ma wypracowany system, który pozwala okiełznać dokumenty wysyłane pomiędzy działami. Problem pojawia się w przypadku codziennej korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej. Jej obsługa to żmudny i czasochłonny proces. Dlatego warto ją zlecić specjalistom.
Obsługa korespondencji codziennej – co może obejmować? Podstawowe korzyści
Na rynku działa wiele firm, które świadczą profesjonalną obsługę korespondencji codziennej. Zakres realizowanych usług najczęściej obejmuje:
- odbieranie listów i przesyłek ze skrytek pocztowych i innych punktów,
- segregację i rejestrację korespondencji,
- jej dostarczenie do siedziby firmy lub konkretnego działu,
- odbieranie korespondencji z firmy i dostarczanie jej do operatora pocztowego,
- ważenie, taryfikowanie i nanoszenie opłat pocztowych na korespondencję.
Jak więc widać, obsługa korespondencji codziennej przez zewnętrzną firmę odciąża zasoby przedsiębiorstwa. Personel może bowiem skupić się na innych czynnościach, np. pozyskiwaniu klientów. Co ważne, zakres zewnętrznego wsparcia jest zazwyczaj określany indywidualnie. Dlatego może obejmować także inne czynności, np. wydruk i kopertowanie.
Dlaczego jeszcze warto zlecić firmie zewnętrznej obsługę korespondencji codzienne?
Obsługa korespondencji codziennej przez zewnętrzny podmiot ma tę zaletę, że usprawnia cały proces. Najczęściej jest bowiem realizowana przy zastosowaniu nowoczesnych systemów i metod. Dzięki temu przebiega sprawnie i bez zakłóceń. W konsekwencji przekłada się na lepsze funkcjonowanie firmy, gdyż listy i przesyłki są odpowiednio zaadresowane, zewidencjonowane w systemie i dostarczane na czas.
Korzystanie z zewnętrznego wsparcia nie tylko usprawnia obsługę korespondencji codziennej, ale również ogranicza jej koszty. Przedsiębiorca nie musi bowiem zatrudniać dodatkowego personelu. Ogranicza w ten sposób koszty stałe. Zewnętrzny podmiot może również wynegocjować niższe opłaty pocztowe, co dodatkowo zmniejsza koszty usługi.
Obsługa korespondencji codziennej przez firmę zewnętrzną to oszczędność nie tylko pieniędzy, ale i czasu, który pracownicy – jak zostało wspomniane – mogą wykorzystać na inne działania. Sprzyja to rozwojowi firmy.
Odpowiednio przygotowana i dostarczona na czas korespondencja codzienna może stanowić narzędzie budujące pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa wśród klientów i kontrahentów. Dlatego warto o nią zadbać. Jeśli czujesz, że proces ten zaczyna przerastać możliwości Twojej firmy, zleć go profesjonalistom. W kompleksowy sposób zajmą się oni korespondencją codzienną, odciążając w ten sposób zasoby firmowe i poprawiając efektywność procesu.